Źródło: Stockvault.net
Przetargi komercyjne, jak i publiczne, cieszą się coraz większym zainteresowaniem ze strony zleceniodawców poszukujących fachowych wykonawców, jak i wykonawców, poszukujących interesujących zleceń. W pewnych sytuacjach publikacja rzetelnego ogłoszenia przetargowego może być jednak problematyczna.
Dzieję się tak między innymi wtedy, gdy zleceniodawca nie do kończ potrafi oszacować koszty, gdy nie zna dostępnych współcześnie technologii, bądź materiałów, które mogłyby zostać użyte podczas realizacji zlecenia. W takich przypadkach z pomocą może przyjść nieco bardziej rozbudowana procedura przetargowa, tzw. przetarg dwustopniowy.
Kiedy warto/można wybrać przetarg dwustopniowy
W przypadku przetargów komercyjnych wybór procedury przetargowej nie jest zbyt ograniczony, dzięki czemu firmy mogą dość swobodnie decydować o rozwoju sytuacji związanej z konkretnym zapotrzebowaniem. Jednak w przypadku zamówień publicznych sytuacja nie jest już tak prosta, a dany przypadek przetargowy musi wykazywać konkretne przesłanki, które pozwolą na rozpisanie przetargu dwustopniowego. Według lektury Zamówienia publiczne - poradnik (Wydawnictwo Marciszewski, Wrocław 2003), procedura ta nie może zostać wykorzystana "w celu zapewnienia zysku lub pokrycia poniesionych kosztów badań lub rozwoju".
Istotne są przesłanki, po zaistnieniu których zleceniodawca może zdecydować się na wykorzystanie procedury przetargu dwustopniowego. Jak już wcześniej wspomniano, w głównej mierze chodzi o niewiedzę na temat technologii wykonania zlecenia, oraz jego kosztów, należy tu wymienić problemy związane z doborem technologii, użytych materiałów, terminem dostawy oraz wykonania robót budowlanych, a także realną wycenę powierzonego zlecenia. Zleceniodawca może już od momentu rozpisania przetargu korzystać z dodatkowych możliwości, jakie oferuje przetarg dwustopniowy, może zdecydować się na tą procedurę także w momencie, gdy tradycyjny przetarg publiczny lub komercyjny zakończył się odrzuceniem wszystkich ofert wykonawców, ze względu na znaczne różnice od warunków wyznaczonych w ogłoszeniu. Zamówienia publiczne cechuje jeszcze jednak przesłanka do wyboru przetargu dwustopniowego, jaką jest zamówienie robót budowlanych czy dostaw towarów w celach badawczo-rozwojowych.
Procedura przetargu dwustopniowego
Żródło: Sxc.hu, Autor: svilen001
Przetarg dwustopniowy związany jest z dwoma etapami prowadzącymi do wyłonienia najbardziej odpowiadającej oferty wykonawcy i zasadniczo niewiele różni się od przetargu tradycyjnego.
Etap pierwszy
Pierwszy etap związany jest z rozpisaniem ogólnych wytycznych ogłaszanego zamówienia. Powinny one w jak najlepszym stopniu określać przedmiot zamówienia, a więc czas realizacji, wykorzystanie jednej z kilku przykładowych technologii oraz materiałów, jakość wykonanej usługi, oraz wiele innych szczegółów, jednak nie jest wymagane ich dokładne opisanie. Zazwyczaj przetargi dwustopniowe łączą się z koniecznością przedstawienia przez wykonawców dokładnego opisu poszczególnych etapów wykonywanego zlecenia, na podstawie oceny których zleceniodawca będzie mógł określić dokładne wytyczne dla zamówienia w drugim etapie przetargowym. Co istotne, nie zawsze oferty te zawierają określoną cenę, co ma umożliwiać zleceniodawcy wyłonienie najbardziej interesujących czynników opisujących zlecenie. Podanie ceny na tym etapie procedury przetargowej mogłoby się wiązać z odrzuceniem niektórych technologii właśnie ze względu na cenę.
Jeśli jednak przedstawione przez wykonawców projekty w dalszym ciągu nie pozwalają zleceniodawcy na precyzyjne sformułowanie ogłoszenia przetargowego, możliwe jest skorzystanie z dodatkowych możliwości, które oferują negocjacje z wykonawcami. Podczas tych negocjacji zleceniodawca może rozwiać wszystkie swoje wątpliwości na temat wyższości wyboru pewnych technologii, czy materiałów, dowiedzieć się, dlaczego niektóre oferty zawierają znacznie krótsze, bądź dłuższe czasy realizacji zlecenia.
Etap drugi
Etap drugi wiąże się z przedstawieniem dokładnie określonych warunków wykonania zlecenia. Oferty przetargowe powinny w tym momencie zawierać wszelkie wytyczne i kryteria, na podstawie których wybierane będą oferty wykonawców. Co istotne, na tym etapie nie można zmienić warunków kwalifikacji wykonawców, mimo że mogą się one drastycznie różnić od pierwotnie zakładanych. Zatem każdy wykonawca, który wziął udział w pierwszym etapie przetargu, może wziąć udział w kolejnym.
Wybór oferty przebiega w sposób analogiczny do przypadków tradycyjnych przetargów nieograniczonych i ograniczonych. Każda z ofert powinna zostać poddana dokładnej analizie komisji przetargowej, oraz oceniona pod względem jej zgodności z wytycznymi. Dla zleceniodawców ważna jest informacja, szczególnie w przypadku zamówień publicznych, iż nie mogą oni jako jednego z kryteriów stosować oceny rzetelności firmy. Jedynym wyjściem z sytuacji, które może zwiększyć prawdopodobieństwo wyłonienia firmy, która sprosta zadaniu, jest przetarg ograniczony, poprzedzony wcześniejszą kwalifikacją wykonawców na podstawie wybranych wytycznych.
W wielu przypadkach skorzystanie z procedury przetargu dwustopniowego daje spodziewane rezultaty w formie trafnego wyboru warunków technologicznych wykonania zlecenia oraz dostosowania do nich odpowiedniego wynagrodzenia. Z tego powodu, wiele firm decyduje się na takie rozwiązanie sytuacji, choć jest ono dość czasochłonne, co związane jest z długim okresem przewidzianym przepisami, podczas którego wykonawcy mogą zgłaszać swoje oferty. Jest to okres 6 tygodni w każdym etapie, który w przypadku przetargów publicznych można skrócić jedynie wobec zaistnienia istotnych przesłanek.
Tagi: oferty przetargowe, przetarg, przetarg dwustopniowy, przetarg ograniczony, przetarg publiczny, przetargi, przetargi dwustopniowe, zamówienia publiczne